Alle aksjeselskaper har krav om å holde generalforsamling minimum en gang i året, innen seks måneder etter regnskapsårets utløp. I denne artikkelen har vi samlet reglene som må følges ved innkallingen.

Hensikten med innkallingen til generalforsamlingen er å informere alle aksjonærer om at møtet finner sted, samt hvilke beslutninger som skal tas. Korrekt innkalling er viktig for å ivareta aksjeeiernes rettigheter. Ettersom generalforsamlingen er aksjeeiernes viktigste anledning til å utøve sin myndighet i selskapet.

Hvem sender ut innkallelsen?
Styret er ansvarlig for å sende ut innkallelsen til generalforsamlingen i form av skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere.

Innkallingen skal inneholde
Innkallelsen skal inneholde tid, sted og forslag til de sakene som skal behandles på generalforsamlingen.

Innkallingen skal gi en tydelig oversikt og beskrivelse av hver sak som skal behandles. Altså kan man ikke ha med et punkt på listen med “eventuelle saker”.

Alle aksjonærer har rett til å få behandlet en sak på generalforsamlingen, men det må i så fall meldes skriftlig til styret i god tid. I utgangspunktet kan ikke generalforsamlingen avgjøre saker som ikke er lagt ved i innkallingen.

Legg også merke til at dersom det skal legges ved forslag til endring i vedtektene i innkallingen, må hele forslaget gjengis i sin helhet i selve innkallingen.

Når skal innkallingen være sendt ut?
‍For aksjeselskaper skal innkallelsen til generalforsamling være sendt ut senest syv dager før, men det vanligste er å sende den ut 14 dager i forkant. Selskapene kan også gjøre egne vurderinger på fristens lengde. Det er altså mulig å sette opp regler for lenger frist for innkallelse i vedtektene.

Dersom man mottar forslag til saker etter at innkallelsen er sendt ut kan man sende ut en ny innkallelse, senest én uke før generalforsamlingen. For allmennaksjeselskaper kan man sende ut innkallelse med ny dagsorden senest to uker før generalforsamlingen.

Krav til vedlegg
Sammen med innkallelsen til generalforsamlingen sender man med informasjonen aksjonærene bør ha. Slik som blant annet årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen.

Vedleggene kan legges opp på selskapets nettsider, men må sendes til aksjeeierne per post og vederlagsfritt dersom det blir etterspurt. Dette må bestemmes i vedtektene og internettadressen til vedleggene må legges med i innkallelsen.

Aksjeeieres rett til å møte
Både styreleder og daglig leder har plikt til å møte på generalforsamlingen. Alle aksjeeiere har rett til å møte, stille med fullmektig og ha med en rådgiver som har talerett.

Vanligvis vil hver aksje telle som én stemme, dersom det ikke er bestemt ulike aksjeklasser i vedtektene.

Kan generalforsamlingen holdes over nett?
Det er ikke krav om at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte. Aksjeselskaper kan velge å gjennomføre en forenklet generalforsamlingsbehandling, så lenge alle aksjonærer er enige om det.

Det vil si at generalforsamlingen kan holdes over telefon eller video, hvor et utkast til protokollen blir sendt rundt til aksjonærene. Dette må i så fall angis i protokollen.

‍

‍