Styrearbeid: Spørsmål og svar om elektronisk signering

Styrearbeid: Spørsmål og svar om elektronisk signering

Posted by:
Monica Eriksen
on
May 10, 2022

Styrearbeid krever en del innhenting av underskrifter til styreprotokoller og annet som krever underskrifter fra styremedlemmene. Dette kan være både tungvint og tidkrevende dersom det gjøres manuelt. Med elektronisk signering derimot kan man spare både tid og ressurser.

Det finnes mange løsninger på markedet i dag, men vær obs på at det kan være stor variasjon når det kommer til både funksjonalitet, kvalitet og sikkerhet. I denne artikkelen svarer vi på alt det du lurer på om elektronisk signering.

  1. Hva er elektronisk signering?
    En elektronisk signatur er en bekreftelse på at du er deg, uten behovet for penn og papir. Med elektronisk signering bekrefter du identiteten din via nettet ved hjelp av BankID, FaceID, fingeravtrykk eller eventuelt en kombinasjon.
  2. Hvorfor er det viktig å bruke elektronisk signering?
    Samfunnet og verden vi lever i er stadig i endring. Med arbeidslivets digitalisering, spesielt etter corona pandemien, så er det mange som forventer eller pålegges å kunne jobbe fra hvor som helst og når som helst. Som igjen stiller høye krav til de løsningene og verktøyene vi benytter oss av.
  3. Hvilke fordeler har styret i selskapet ved bruk av elektronisk signering?
    Hele prosessen blir papirfri, og de av styremedlemmene som skal signere trenger ikke møte opp et spesifikt sted eller ha tilgang til en postkasse, faks eller skriver. Alt man trenger er internettforbindelse og en identitetsbekreftelse (BankID, fingeravtrykk etc).

    I de tilfeller der dokumenter krever flere av styremedlemmenes signatur vil elektronisk signering være svært gunstig. Styremedlemmene kan skrive under raskt og sikkert, og styret slipper i tillegg å sende ut separate dokumenter til hvert av medlemmene.
  4. Hva bør jeg tenke på ved valg av riktig elektronisk signeringsløsning til mitt styrearbeid?
    Riktig valg av elektronisk signeringsløsning vil tilrettelegge for god selskapsledelse og et effektivt styrearbeid. Derfor er det viktig å ta en vurdering om løsningen er tilpasset signering for de filtypene du benytter deg av, om finnes det en god signaturflyt, om løsningen støtter signering av flere dokumenter og ikke minst hvilke enheter som støttes for signering.

    Undersøk i tillegg at løsningen overholder de juridiske forskriftene for de områdene du har din virksomhet.
  5. Er elektronisk signering sikkert?
    Sikkerheten vil avhenge av den tekniske utformingen og kompleksiteten bak signeringsløsningen. Dersom løsningen går ut på å signere PDF-dokumenter som distribueres via e-post, vil sikkerheten være mye lavere enn for løsninger der sending, lagring og signering kontrolleres i selve løsningen med Bank-ID, fingeravtrykk eller lignende.
  6. Hvilke regler må overholdes?
    Med eIDAS-forordningen i Europa har vi i dag en juridisk plattform som tilrettelegger for bruk og validering på tvers av landegrensene. Forordningen sørger for at alle signatur typer behandles på samme måte.

Elektronisk signering i Adminflow
I Adminflow har alle Selskaps-admin og Styremedlemmer tilgang til Bank-ID signering, spesielt utviklet for vårt styrerom.

I tillegg har alle investorer mulighet til å bruke vår egen signeringsløsning, hvor du identifiserer deg med brukernavn og passord.

Du kan også være interessert i disse

December 20, 2023
Oppdateringer og Forbedringer: En Ny Milepæl for Vårt Produkt

Vi er glade for å kunngjøre en rekke spennende oppdateringer og forbedringer i vårt produkt for å gjøre din opplevelse enda bedre. Her er en oversikt over de nye funksjonene.

Les mer
December 20, 2023
Adminflow styrker laget med Chief Operating Officer

Adminflow, en ledende leverandør av forenklet bedriftsadministrasjon, kunngjør Stefan Okstveit som ny Chief Operating Officer (COO). Med over 25 års erfaring som growth hacker og merkevarebygger, vil Okstveit spille en nøkkelrolle i utviklingen av Adminflows operasjonelle og kommersielle strategier.

Les mer
August 23, 2023
Release av ny funksjonalitet i Adminflow

Vi har ikke ligget på latsiden i sommer og har mange spennende nyheter å komme med. Her finner du en oversikt over de nyeste releasene vi har sluppet nå i august.

Les mer
June 30, 2023
Effektiv kontraktshåndtering med Adminflow

Kontraktshåndtering er en essensiell del av det administrative arbeidet i alle bedrifter, og med Adminflow kan du sikre en enklere, mer effektiv og ikke minst digitalisert kontraktshåndteringsprosess for din bedrift.

Les mer
June 29, 2023
En guide til Åpenhetsloven og hvilke selskaper den gjelder for

I dagens moderne samfunn er åpenhet og gjennomsiktighet avgjørende for tillit mellom selskaper og deres interessenter. I Norge har Åpenhetsloven blitt innført for å sikre at større virksomheter opererer med høy grad av transparens. I dette blogginnlegget vil vi se nærmere på hvilke selskaper loven gjelder for og hvilke kriterier som må oppfylles.

Les mer
October 5, 2022
Forenklet rapportering for selskaper med mange SPVer

Adminflow har lenge vært populært for holdingsselskaper og andre enkle strukturer for rapportering av aksjonærregisteroppgave og lagring av viktige dokumenter. Nylig har vi sett at vi også i stadig økende grad er aktuelle for eiendomsselskaper med mange selskaper (eiendommer) i porteføljen.

Les mer
Monica Eriksen
October 21, 2024
5 min
Aksjer

Styrearbeid: Spørsmål og svar om elektronisk signering

Styrearbeid krever en del innhenting av underskrifter til styreprotokoller og annet som krever underskrifter fra styremedlemmene. Dette kan være både tungvint og tidkrevende dersom det gjøres manuelt. Med elektronisk signering derimot kan man spare både tid og ressurser.

Det finnes mange løsninger på markedet i dag, men vær obs på at det kan være stor variasjon når det kommer til både funksjonalitet, kvalitet og sikkerhet. I denne artikkelen svarer vi på alt det du lurer på om elektronisk signering.

  1. Hva er elektronisk signering?
    En elektronisk signatur er en bekreftelse på at du er deg, uten behovet for penn og papir. Med elektronisk signering bekrefter du identiteten din via nettet ved hjelp av BankID, FaceID, fingeravtrykk eller eventuelt en kombinasjon.
  2. Hvorfor er det viktig å bruke elektronisk signering?
    Samfunnet og verden vi lever i er stadig i endring. Med arbeidslivets digitalisering, spesielt etter corona pandemien, så er det mange som forventer eller pålegges å kunne jobbe fra hvor som helst og når som helst. Som igjen stiller høye krav til de løsningene og verktøyene vi benytter oss av.
  3. Hvilke fordeler har styret i selskapet ved bruk av elektronisk signering?
    Hele prosessen blir papirfri, og de av styremedlemmene som skal signere trenger ikke møte opp et spesifikt sted eller ha tilgang til en postkasse, faks eller skriver. Alt man trenger er internettforbindelse og en identitetsbekreftelse (BankID, fingeravtrykk etc).

    I de tilfeller der dokumenter krever flere av styremedlemmenes signatur vil elektronisk signering være svært gunstig. Styremedlemmene kan skrive under raskt og sikkert, og styret slipper i tillegg å sende ut separate dokumenter til hvert av medlemmene.
  4. Hva bør jeg tenke på ved valg av riktig elektronisk signeringsløsning til mitt styrearbeid?
    Riktig valg av elektronisk signeringsløsning vil tilrettelegge for god selskapsledelse og et effektivt styrearbeid. Derfor er det viktig å ta en vurdering om løsningen er tilpasset signering for de filtypene du benytter deg av, om finnes det en god signaturflyt, om løsningen støtter signering av flere dokumenter og ikke minst hvilke enheter som støttes for signering.

    Undersøk i tillegg at løsningen overholder de juridiske forskriftene for de områdene du har din virksomhet.
  5. Er elektronisk signering sikkert?
    Sikkerheten vil avhenge av den tekniske utformingen og kompleksiteten bak signeringsløsningen. Dersom løsningen går ut på å signere PDF-dokumenter som distribueres via e-post, vil sikkerheten være mye lavere enn for løsninger der sending, lagring og signering kontrolleres i selve løsningen med Bank-ID, fingeravtrykk eller lignende.
  6. Hvilke regler må overholdes?
    Med eIDAS-forordningen i Europa har vi i dag en juridisk plattform som tilrettelegger for bruk og validering på tvers av landegrensene. Forordningen sørger for at alle signatur typer behandles på samme måte.

Elektronisk signering i Adminflow
I Adminflow har alle Selskaps-admin og Styremedlemmer tilgang til Bank-ID signering, spesielt utviklet for vårt styrerom.

I tillegg har alle investorer mulighet til å bruke vår egen signeringsløsning, hvor du identifiserer deg med brukernavn og passord.

Du kan også være interessert i disse

Siste nytt: Vi holder deg oppdatert